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システム導入フェーズで発生する問題と対処方法


問題 提案内容(金額・規模・期間等)が妥当かどうか判断できない

ITベンダーから提案を受け、特に提案内容が悪いとか、技術的に問題があるとかではないが...どうもしっくりこない。
何が悪いとは言えないが、提案された機能・金額・規模感に関して「妥当なのかどうか判断しかねる」というのは非常に多いケースです。

初めてシステム導入する場合に起きやすい話ですが、古くなったシステムを更改する場合でもこのような状況になることは珍しくありません。

解決策1 複数のITベンダーに提案を依頼する

特定のITベンダーだけから提案を受けている場合は、複数のベンダーから提案してもらったり、見積もりをお願いすることで比較検討することが可能になります。
ただし、提案を依頼する場合には前提条件を揃えることが重要です。異なる条件で提案を依頼したり、曖昧なまま依頼すると、折角の提案も適切に比較検討できなくなります。

前提条件を揃える方法として、RFP(提案依頼書)を作成することが考えらえます。
RFP(提案依頼書)の作成方法に関しては様々な書籍が出版されていますし、ITコーディネータ協会でも無料のサンプルを公開しています。
      RFP/SLA見本 - ITコーディネータ協会(ITCA)

解決策2 提案を評価するための基準を作る

複数の企業から提案を受けたり、相見積もりを取ることで比較検討が可能です。
各社の提案を見比べて「明らかに優劣がついている」というケースであれば選択しやすいのですが、往々にして甲乙つけがたしということがあります。
このような時のために、比較評価するための評価基準を作成することが必要です。

評価基準は機能・品質・価格など、複数の評価項目で構成することが一般的です。
「評価項目にはこの項目を入れなければいけない」というように決まった項目があるわけではありません。
システムを導入しようとしている組織毎に、その導入目的に即した指標を設定します。

評価指標を作れるか!?

評価指標はシステムの導入目的に即して作成できるはずですが、それが出来ないケースがあります。
どのようなケースかというと、システム化の目的が明確になっていなかったり、導入しようとしているシステムの価値を可視化できてない場合です。

このようなケースでは無理に評価指標だけを作るのは得策ではありません。
自社の業務分析や収益性分析、導入しようとするシステムの価値分析するなどして、導入しようとしているシステムの価値を可視化することから取り組みましょう。